Бухгалтерский учет топливных карт

Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ. Помимо него, организация может приобрести топливо:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

• счет-фактуру;

• акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

• подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

– отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

– получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

– списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

– списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

– оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44. ) Кредит 60

– списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

– учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь–июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

• такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;

• служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма “Гермес”» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. – 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Учет топливных карт: разбираем основы

Бухгалтерский учет топливных карт регламентирует порядок использования специального платежного инструмента. Топливные карты горюче-смазочных материалов позволяют обеспечить бесперебойное поступление ГСМ для эксплуатации рабочего транспорта.

Что собой представляют топливные карты

Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации. При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Виды ТК различны.

1. По обозначенному лимиту:

• лимитированные — доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит выделяется на сутки или неделю;
• нелимитированные, по ним ограничения нет, отпуск топлива производится по потребности.

1. По виду баланса:

• денежные — на баланс платежного средства вносится определенная сумма, и в момент, когда происходит заправка ГСМ по топливным картам, его стоимость списывается по цене, актуальной на день совершения операции;
• литровый — держатель ТК приобретает конкретный объем топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без влияния динамики цен на ГСМ.

1. По способу расчета:

• дебетовые ТК — их держатель сначала пополняет баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом производится очередной отпуск ГСМ;
• кредитные ТК — отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и отражение топливных карт в бухгалтерском учете вызывает вопросы.

Как оформить

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию, ее форма индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это главный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре оговаривается возврат ТК, когда действие договора завершится.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — произведенная в перечисленных пунктах заправка транспортных средств.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском и налоговом учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно лишь отразить в бухучете правильные проводки. Сначала локальными распорядительными документами закрепляется, на каком счете учитывать ТК, как учитывать бензин по ним и прочие важные моменты. Разберемся, как это сделать правильно.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в ее учетной политике. Недостаточно указать, на каком счете учитывать карты, необходимо раскрыть следующую информацию:

1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо приходуется в бухучете, а затем списывается.
2. Нормы на списание горючего по ТК организации — при их определении учитывается категория транспортного средства и период эксплуатации (зима или лето).
3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по ГСМ.
4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов, в состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
5. Алгоритмы, как принимать к учету и списывать ТК. Необходимо обозначить причины, по которым ТК списывается.
6. Правила выдачи ТК сотрудникам, документальное оформление этой процедуры.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, использующих ТК в работе и обеспечивающих их сохранность, структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива — придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал выдачи путевых листов, акт на списание ТК — образцы этих документов допустимо разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы.

В дальнейшем в рамках заключенного договора потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией, причем не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, рассмотрим проводки в бухгалтерском учете топливных карт и основы их составления. Обратите внимание, какими записями отражаются хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. В большинстве случаев поставщики предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карты и этом случае ее стоимость (без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного на баланс аванса) отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

Учтен НДС по ТК

НДС принят к вычету

Стоимость карточки списана в расходы

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно — работник не получил денег. Топливные карты отнесены к бланкам строгой отчетности, так что допустимо учитывать их на соответствующих забалансовых счетах. Как организуется учет топливных карт на забалансовом счете, следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания ТК являются: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода, в обычной практике — ежемесячно.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

• Итоговый отчет по топливным картам, к примеру, за месяц.
• Товарную накладную.
• Счет-фактуру.
• Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует незамедлительно устранить, а затем оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте

Автор: Левинталь Т., эксперт журнала

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:

суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;

месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю.

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н[1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н[2], и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

43-1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;

43-2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.

Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Получена транспортная карта

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Передана транспортная карта водителю

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Закреплена транспортная карта за водителем

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты с применением счета 0 208 00 000.

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н[3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Пояснение

Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль

Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС

Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ по топливным картам при заправке автомобиля на АЗС

Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца

Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком

Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком

Произведено списание израсходованного топлива

Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов

Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора

с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:

чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;

чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1 800 руб.

И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3 375 руб.

31.03.2020 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.

Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета (ф. 0504505) отразится так:

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Обзоры КонсультантПлюс

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

• денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
• литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

• перечисление аванса поставщику ГСМ;
• списание денежных средств в оплату;
• отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
• остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операции	Дебет	Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

• накладную (акт приема-передачи);
• счет-фактуру;
• отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операции	Дебет	Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Учет топливных карт

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Бератор нового поколения
УСН НА ПРАКТИКЕ

Полное руководство для бухгалтера по ведению учета на УСН. Правила учета, которые нужны любому «упрощенцу».

Особенности учета топливных карт на предприятии

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

• Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
• Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
• Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
• Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

• Нужна Учетная политика, а также План счетов.
• Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
• В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
• Необходимо установить тип путевого листа.
• Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
• Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
• Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
• Разрабатывается табличная ведомость.

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

Топливные карты в бухучете

ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

• ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
• ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
• ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
• ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
• ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

Бухучет трат на топливо

Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

• Счет-фактуру.
• Помесячный отчет по платежам.
• Накладную.
• Акт сверки взаиморасчетов.

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

• ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
• ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
• ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
• ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
• ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
• ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

• Принятие ТК к учету.
• Получение счет-фактуры.
• Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

• Обоснование трат, если они не превышают норму.
• Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
• Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

• ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
• ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
• ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
• ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
• ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
• ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Законодательное обоснование

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

• Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
• Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
• Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
• Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
• Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Распространенные ошибки

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

• Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
• ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.